瀬戸市議会 2022-12-06 12月06日－03号
⑤ 令和２年４月、本市は、公文書等の管理に関する法律の趣旨にのっとり、文書取扱規程の改正を行っているが、改正の動機について、同法律の趣旨のどういったところを理由としているのか伺う。 ⑥ 市の文書取扱規程について、地方公共団体の議会の議決によって制定された条例に対して、執行機関が独自に定めた規程と、何がどのように違うのか伺う。
⑤ 令和２年４月、本市は、公文書等の管理に関する法律の趣旨にのっとり、文書取扱規程の改正を行っているが、改正の動機について、同法律の趣旨のどういったところを理由としているのか伺う。 ⑥ 市の文書取扱規程について、地方公共団体の議会の議決によって制定された条例に対して、執行機関が独自に定めた規程と、何がどのように違うのか伺う。
文書管理の面では、文書取扱規程に従い、賦課徴収事務において作成または取得した文書について、適切な保存及び管理を徹底いたします。さらに毎年度、異動等により事務の引継ぎが生じた場合、担当職員に対して、徴収猶予の対象や徴収猶予期間等について、事務引継書などにより必要な知識等について確実に引き継げるような体制を整えてまいります。
◎行政管理部長（尾島邦彦） 令和２年以降の取組といたしまして、公文書等の管理に関する法律の趣旨にのっとりまして、令和２年の４月に文書取扱規程を改正し、また、事務処理は文書を作成して行うことを原則とすることや、起案に当たっての留意事項を明記したところでございます。この改正を周知するための研修も併せて実施をしているところでございます。
◎行政管理部長（尾島邦彦） 起案文書につきましては、瀬戸市文書取扱規程第14条第２項におきまして、起案に当たって起案理由、根拠法令その他参考事項を明確にし、かつ、関係書類を添付しなければならないとされておりまして、起案文、または一連の決裁文書におきまして、契約の相手方であるとか執行方法、また、その理由を明記する必要があるものと考えているところでございます。 ○小澤勝副議長 臼井議員。
市では，文書事務の取扱いの原則を定めた春日井市文書取扱規程に基づき，各所属において適切な管理をしているところであります。今回の事案を踏まえ，今後このようなことがないよう，公文書の整理や保存の適正化に努めてまいります。 ○議長（友松孝雄君） 26番 伊藤建治君。 ◆２６番（伊藤建治君） 続いての質問事項に移ります。 多頭飼育崩壊への対応について，（１）の２回目です。
尾張旭市文書取扱規程においては、口頭での申出に係る事案で文書等を徴する必要がないと認めるものは、その要領を記載して上司の決裁を受けて処理することができると規定されており、職員間に限らず「要望、提言、働きかけ」などがあった場合には、この規程に準じて事務を行っているところでございます。また、運用については各所属において図られているものと考えます。
文書取扱規程に従い、文書の保存管理を徹底してまいります。 四つ目は、相続人への対応です。受益者が亡くなられた場合に、相続人の負担金の存在が把握できるよう定期的に受益者の死亡について調査し、法定相続人等に対して受益者負担金に関する情報についてお知らせ文書などで案内を行ってまいります。 五つ目は、受益者負担金等管理システムの再構築です。
こういった書類は、文書取扱規程でも、第１種に当たりますよね。非常に重要な書類だと思うんです。公文書の管理法でも、公文書が「将来の国民に説明する責務を全うされるようにすること」と、将来の国民にもというふうにうたってあります。 この学校、今もある公共施設ですし、校舎を改修する際にも非常に重要な書類になります。
（４）寄附採納の時点で、通常の維持管理を超える必要があることが分からなかったとするならば、寄附採納事務取扱規程第３条、寄附採納事務の基本に従って事務処理されていなかったという重大な過失が発生します。
当市におきましても、そのことは職員に認識され、文書取扱規程や情報公開条例等に基づき適正な作成、管理、公開等に努められなければなりません。 しかしながら、国レベルで見てみますと、桜を見る会の招待者名簿の廃棄、森友問題での公文書の改ざん、コロナ対策専門家会議での議事録の作成が十分できてなかったというような公文書に関する問題が後を絶たず、行政への不信、ひいては民主主義の危機を招来しています。
知多市文書取扱規程では、電話または応答による伝言等で重要なものは、その要領を電話口頭受理票に記入して収受し、処理しなければならないとされております。
本市の公文書管理につきましては、尾張旭市文書取扱規程に基づいて行っており、事務処理は文書等によって行うことを原則として定めておりますが、議員がおっしゃられるように、職員の文書作成の重要性を認識する文化を培っていくことの必要性は高いものと考えております。
あるいは納品を求め、岩倉市文書取扱規程に基づき公文書として保存していくのかという視点ももって基本的な取扱いを全庁的に検討し、整備されることを要望するという、こういう補足意見がされているところでありますが、こういった会議等の録音データの取扱いについて、その後どのような検討がされているのかお聞かせいただきたいと思います。 ○議長（梅村 均君） 総務部長。
現在、豊橋市の文書管理は、豊橋市文書取扱規程に定められております。 そもそも、国の公文書管理法と比較するべきものではありませんが、内容は至って簡素であると感じます。
⑥ 現状の文書取扱規程を守らなかった時の罰則等について伺います。 ⑦ 公文書の作成義務や管理が徹底されているかどうかの確認は、「誰が」、「どのようなやり方」で、「どのようなタイミング」で確認し、誰に報告しているのか伺います。 ⑧ 現状の文書取扱規程での問題点や課題について伺います。
(3)契約書など行政文書の管理、引き継ぎにつきましては、本市の文書取扱規程に沿って適切に処理をさせていただいており、ユニチカに関することも同様でございます。 私からは以上です。 ◆鈴木みさ子議員 それぞれお答えをいただきました。以下、一問一答方式で質問をしていきたいと思います。 (1)のア、市営住宅の応募の現状についてです。 定期募集と随時募集の2通りの募集を行っている。
⑧ 文書取扱規程第14条（起案）は、事案を起案するときは、起案用紙（第７号様式）によって行うと規定されている。つまりどのような事業も文書をもって事を行うと、理解するがどうか伺う。 ⑨ 教育部は、取止めた上海視察の件や愛知県教育部に提出した小中一貫教育の基本的な考え方を作成した意思形成・決定過程を辿る文書（記録）が欠落していることついてどのような認識か伺う。
また、文書の保存年限につきましては、武豊町文書取扱規程に基づく文書分類表により保存年限基準が設けられております。会議録につきましても、関係文書の保存期間と同様の取り扱いとなります。 続きまして、小項目②３年ごとの公共施設の利用料・使用料の見直しについてであります。
行政手続き原則を踏まえると（情報公開条例や文書取扱規程、決裁規程、会計規則の取扱いがどうだったのか。）どうも手続きに不透明感を感じざるを得ないため具体的に説明を求める。 3. （公）シルバー人材センター会計の一部に疑問が残ったままの状態。 (1) 当該団体に対して、事務執行経理等に係る監査が行われ、適正に処理された報告について確認する。
◎総務部長（伊藤茂） 適正に公文書を管理するための取り組みでありますが、本市では、文書等を正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるよう、文書取扱規程を定めて適正な文書管理に取り組んでいます。 例えば、文書等の管理体制では、課長を課の文書事務の統括者とし、係長を文書取扱責任者と位置づけ、職員の指導を初め文書の整理、保存、廃棄などの事務に従事することといたしております。